Tagcloud

Rotte appel uit de mand

Een team is maar zo sterk als zijn zwakste schakel. Een gezegde dat op de agile werkvloer extra van toepassing is. Je hebt er maar één nodig. Iemand die zich niet bewust is van de kwaliteit van z’n werk. Iemand die niet respectvol is. Iemand die zijn steentje niet bijdraagt. Iemand die stijf staat van de negativiteit en het cynisme. Iemand die voortdurend de lol en de energie uit elk teamlid zuigt. Herkenbaar?

Verschillende studies wijzen uit dat negatieve interacties een veel groter effect hebben dan positieve. De negatieve gedachten, gevoelens en prestaties die we oproepen bij anderen zijn omvangrijker dan positieve feedback en duren ook nog eens langer. Onderzoek naar ‘rotte appels’ en teameffectiviteit van Will Felps, Terence R. Mitchell en Eliza Byington toont aan dat slechts één rotte appel al voldoende is voor een daling van de teamprestatie met 30 tot 40%. Hoe gaan we hier in agile teams mee om?

Zorg voor een goede teamsamenstelling bij de start.
Bij de introductie van Scrum heb je helaas niet altijd voldoende grip op de samenstelling van een team. Een goede onderbouwing van het belang van een passende teamsamenstelling is voor sommige managers helaas niet afdoende. Hier is wel begrip voor op te brengen. De introductie van een nieuwe aanpak heeft in hun ogen al flink wat voeten in de aarde. Moeten we dan ook gelijk al het team aanpassen? Kunnen we het niet even aanzien? Toch leert de praktijk dat het team na verloop van tijd gewijzigd moeten worden. Dikwijls om redenen die vooraf goed te voorzien waren. De aanpak draait om een goede samenwerking. Een goede screening van het team is dus echt een must.

Zorg voor een passende screening.
Sommige kandidaten zijn goed in het verbloemen van hun incompetentie. De beste manier om iemand aan de tand te voelen is nog steeds om ze in vergelijkbare werkomstandigheden te brengen. Denk hierbij aan een casus die uitgewerkt moet worden, liefst in samenwerkingsverband. Ideaal voor het werven of inhuren van personeel. Als het gaat om bestaand personeel, praat eens goed met managers en vooral met collega’s met wie ze hebben samengewerkt.

Een handig hulpmiddel bij het samenstellen van een gebalanceerde groep is het maken van een groepsmatrix van persoonseigenschappen, kennis en vaardigheden. Denk bij persoonlijke eigenschappen bijvoorbeeld aan het volgende. Is een teamlid klantgericht? Vlotte babbel of juist introverter? Hoe gaan hij om met conflict? Is het een ‘groepsdier’ of een solist? Staat hij open voor nieuwe ideeën? Is hij bereid te leren? Oplossingsgericht? Eigenwijs? Koppig?

Op een zelfde manier kun je de noodzakelijke kennis en ervaring in de matrix opnemen. Hiermee zie je niet alleen of er een balans is in persoonlijkheden, maar ook of kennis en vaardigheden niet tot frictie kunnen leiden. Denk bijvoorbeeld aan de balans tussen junioren en senioren. Of aan de overlap in of het tekort aan kennis en vaardigheden. Hebben we straks te veel botsende kapiteintjes op het schip? Gaat een onevenredige verdeling van kennis leiden tot wrijving ten aanzien van de planning? Typisch zaken waar we naast persoonlijkheden rekening mee kunnen houden.

Naast een pragmatische insteek, zijn er uiteraard formelere middelen beschikbaar om de persoonlijkheid van mensen te classificeren. Denk bijvoorbeeld aan Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) of Belbin. De vraag is echter in hoeverre je dit zwaardere geschut al bij de introductie van Scrum kunt inzetten. Verandering geeft immers weerstand. Bovendien zijn werknemers allergisch voor testen die iets over hun persoonlijkheid prijsgeven.

Definieer de geaccepteerde norm.
De beste organisaties definiëren, communiceren en bewaken een norm in de onderneming. Wat zijn de ‘kernwaarden’ waar de onderneming in gelooft? Welk gedrag wordt expliciet niet getolereerd? Zorg dat management deze normen en waarden voortdurend communiceren. Normen zullen uiteindelijk beslissingen mogelijk maken. En ondersteunen!

Prestatie en beloning.
Hopelijk niet uit eigen ervaring weten we allemaal wel wat het betekent als HR of management ‘een dossier opbouwt’ van een medewerker. Maar in hoeverre is HR en management eigenlijk op de hoogte van de culturele en collaboratieve verwachtingen van het werken in een agile omgeving? Dat is toch substantieel anders dan we in een traditionele onderneming met functionele silo’s gewend zijn. Als je genoodzaakt bent een dossier op te bouwen, dan moet de inhoud natuurlijk wel hout snijden. Er moet goed gekeken worden naar de wijze van beloning. Een van de grootste uitdagingen is hoe je de prestatie van een groep kunt beoordelen in plaats van het individu. Immers een individuele norm is vaak strijdig met het belang van de groep. De interessante vraag is natuurlijk in hoeverre beloning negatief gedrag kan verminderen.

Anticipeer.
Zorg dat je een aanpak beschikbaar hebt voordat een probleemgeval zichtbaar wordt. Denk bijvoorbeeld aan individuele coaching. Of bijvoorbeeld aan het koppelen van mensen met de juiste houding en vaardigheden aan middelmatige of incompetente teamleden. Welke aanpak je ook kiest, zorg dat je er over nagedacht hebt voordat je het nodig hebt. Daarnaast heeft HR ook behoefte aan inzicht over wat er ingezet wordt als middel om de situatie te verbeteren. En uiteraard ook hoe de situatie zich ontwikkelt. Dit stelt ze in staat een passend ‘dossier’ op te bouwen.

Geef mensen een kans, maar wees besluitvaardig.
Afscheid nemen is natuurlijk de uiterste stap. Mensen moeten natuurlijk wel een kans krijgen om zich bewust te worden van hun eigen gedrag en prestatie. Niet iedereen is gewend intensiever samen te werken. Waar gehakt wordt vallen spaanders. En laten we eerlijk zijn, zelfsturing en zelforganisatie biedt een agile team veel mooie nieuwe kansen, maar het vraagt ook het nodige van ze. Met goed gecommuniceerde normen en een plan voorhanden als het mis gaat, geef je een individu voldoende ruimte om zich aan te passen. Stel een duidelijke limiet aan de tijd, maar geef ze wel elke mogelijk om zichzelf te verbeteren.

Mocht dit uiteindelijk niet tot resultaten leiden zorg dan dat je als onderneming daadkracht toont. Het geeft de ‘rotte appels’ anders nog meer draagvlak voor hun afwijkende gedrag. En dat dit meer ongewenste deuren opent, zal niemand verbazen.

 Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe blogs, volg ons op Twitter!
Heb je een vraag of opmerking naar aanleiding van deze blog? Neem dan gerust contact op!

  
Problem to solution