Tagcloud

Hoe maak je frictie in een team bespreekbaar?

wrijvingKortcyclisch werken in een multidisciplinair team vraagt veel van de betrokken personen. Door de nauwe samenwerking ontstaan er vaak spanningen die zijn weerslag hebben op het team. Voor een teamlid is het niet gemakkelijk om ongenoegen te uiten in een groep die bij gelegenheid gevormd is. Een groepsoefening kan hierbij uitkomst bieden.

In tegenstelling tot een traditionele aanpak resulteert een Agile werkmethode in meer contactmomenten tussen de betrokkenen. De taken zijn kleiner en het team is van elkaar afhankelijk voor het boeken van resultaat. Bij menig bedrijf – met name die waarbij matrix management een groot goed is – bestaat elk project bovendien uit een nieuwe groep mensen. De spanning en het onderlinge wantrouwen dat bij nieuwe teams aanwezig is zou in een aflevering ‘Expeditie Robinson’ niet misstaan.

Een goed functionerende groep ontstaat niet zomaar; een voetbalelftal met uitmuntende spelers wordt niet per definitie kampioen. Psycholoog Bruce Tuckerman identificeert in z’n ‘Forming-Storming-Norming-Performing’- model de stadia van groepsvorming die een team doorloopt. Het boekt vooruitgang, valt terug en groeit naar elkaar toe. In ‘Five Dysfunctions of a Team’ stelt Patrick Lencioni bovendien dat gebrek aan vertrouwen de belangrijkste beperking is voor samenwerking. Teams waarbinnen vertrouwen bestaat kenmerken zich door deelnemers die hun zwakheden durven te tonen. Ze geven elkaar hulp, feedback en ondersteuning. Een goed functionerend team tenslotte kijkt uit naar vergaderingen en andere gelegenheden om als groep op te treden.

Een teamoefening biedt een veilig podium waarin elk teamlid kan aangeven wat hij of zij belangrijk vindt, zonder een ander teamlid ergens persoonlijk op aan te spreken. Op deze manier wordt het onderling vertrouwen niet in gevaar gebracht, maar wél de pijnpunten kenbaar gemaakt die leven binnen een team. De normen en waarden van de teamleden resulteren – in overleg – in overkoepelende normen en waarden die voor het hele team gelden. Deze teamwaarden worden gezamenlijk gedragen. De afspraken die worden gemaakt zorgen voor onderling vertrouwen, en de stap om spanningen onderling te bespreken wordt kleiner.

Stap 1: Opening
Zorg voor een ontspannen opening van de sessie. Bijvoorbeeld door teamleden een vraag te stellen als: “Waar zou je nu willen zijn als je hier niet zat”.

Stap 2: Doel
Leg uit wat je wilt bereiken: het streven naar teamwaarden.

Stap 3: Verzamelen van input.
Elk teamlid schrijft op een kaartje of ‘Post-It geeltje’ “Ik hou er niet van als iemand …”. Als je met ‘Post-It geeltjes’ werkt, plak er dan gespiegeld op de achterkant één tegenaan. Houd er rekening mee; hoe meer input per persoon hoe meer tijd je nodig hebt voor deze sessie. Probeer dit op voor jouw passende manier te beperken. (2-5 items p.p.?)

Stap 4: Uitwisselen input
Verzamel de input, hussel het door elkaar en verspreid de kaartjes over het team. Laat – als bijdrage in zelforganisatie – het team zelf items blind selecteren. Als een teamlid één van de eigen kaartjes heeft ontvangen: kaartje teruggeven en andere kiezen.

Ik hou er niet van als ...

Stap 5: Tegenmaatregel
Schrijf op de achterkant van het kaartje het tegenovergestelde: “Ik waardeer het als iemand….”.
Variatie: maak groepjes van 2-3 personen voor het beschrijven van de tegenmaatregel.

Ik waarder het als ...

Stap 6: (optioneel) categoriseren
Deel een lijst met categorieën uit en laat elk teamlid beoordelen welke categorie het beste van toepassing is. Laat deze toevoegen op het kaartje. Zie bijvoorbeeld: Positieve waarden.

Stap 7: Waarden delen!

Om de positieve waarden van de groep te delen leest ieder teamlid de door hem of haar positief geherformuleerde waarden op totdat alle waarden benoemd zijn. Het is belangrijk dat deze waarden door andere teamleden worden uitgesproken. (Stap 4 zorgt ervoor dat we aan de slag met elkaars pijnpunten en niet de individuele)

Tip: plak deze tijdens het benoemen op bijvoorbeeld een flip-over, zodat iedereen ze kan zien.

Stap 8: Overzicht maken en ophangen.
Maak een voor jouw team bruikbaar overzicht van de waarden die je samen als team draagt. Zorg dat je elkaar op een positieve wijze feedback geeft zodra bepaald gedrag niet in lijn is met wat het team samen belangrijk vindt.

Heb je een vraag of opmerking naar aanleiding van deze blog? Neem dan gerust contact op! 

  
Problem to solution