Tagcloud

Deadline vs voortschreidend inzicht

Een vaak gehoorde opmerking is “Hoe kunnen we als team ons inzetten om naar een oplevering toe te werken, en daarnaast omgaan met verandering gedurende het project?

Een van de misverstanden bij de introductie van een Agile aanpak is de gedachte dat Agile synoniem is aan: ‘we zien wel waar we uitkomen’. Niets is echter minder waar! Ook bij de start van een Agile project is een zekere mate van projectinitiatie onmisbaar. Dit zorgt immers voor een goed beeld van het probleem dat je probeert op te lossen. En belangrijker nog, het stelt de succescriteria vast van het project. Agile werken of niet, zonder meetbare succesfactoren is een project gedoemd te mislukken!

Vorm een kader
In de meest minimale vorm van projectinitiatie kijken we naar het waarom, wat en hoe. Waarom doen we het project? Als we dat weten, wat is er voor nodig? En hoe gaan we het realiseren? Zie hiervoor ook de blog “projectinitiatie kan ook agile” voor aanvullende informatie.

Projectinitiatie geeft de mogelijkheid om op hoofdlijnen een beeld te vormen van wat er opgeleverd gaat worden en eerste indicatie van de benodigde tijd hiervoor. Juist in dit stadium kunnen we alles nog niet weten en begrijpen. Bovendien zijn er ook mentale grenzen aan wat we voorafgaand aan een project in detail kunnen bevatten. Met datgene wat we nu weten kunnen we hooguit een tijdvak afgeven, in plaats van een keiharde opleveringsdatum. Het is goed daarbij te beseffen dat het om een gericht tijdvak gaat en dat dit geen natte vingerwerk is.

Het is van belang dat in de projectinitiatiefase betrokken personen zich goed bewust zijn welke factoren het succes maken en daarnaast consensus bereiken over wat succes inhoudt. Anders kunnen de projectresultaten nooit voldoen en heeft de opdrachtgever altijd te veel speelruimte. Om met verandering om te kunnen gaan zijn er kaders nodig om beslissingen te kunnen nemen. Juist omdat niet alles tot in detail is vastgelegd, heb je bij het nemen van elke beslissing een vuurtoren nodig om je op koers te houden.

Omgaan met verandering
Nadat de succesfactoren zijn vastgesteld, kan het delivery team onderzoeken of zij iets bruikbaars kunnen leveren binnen het gestelde kader. Als ze dat kan, is ze ook in staat om met verandering in het project om te kunnen gaan.

Verandering kent verschillende gedaanten:

  • Men kan zich bedenken
  • De omstandigheden wijzigen zich.
  • Het inzicht/begrip wijzigt.

De kunst is om verandering steeds in dienst van de gemeenschappelijk overeengekomen kaders te plaatsen. Het is echter aan het team om het toegestane niveau van verandering te bepalen. Zij zijn het die de oplossingen voor een probleem leveren. Zij zijn het die samen de schattingen afgeven. En zij zijn het die zich committeren. In praktijk betekent dit dat sommige wensen en feedback worden opgevolgd en dat andere worden uitgesteld of zelf worden genegeerd. Als je open staat voor deze drie soorten verandering kun je effectiever zijn.

Het is natuurlijk een heel andere zaak als je verandering toestaat omdat je onvoldoende nadenkt over het werk. Dan kan Agile nooit succesvol zijn. De traditionele ‘u vraagt wij draaien’-mentaliteit is dan ook een van de eerste dingen waar afscheid van moet worden genomen.

Verantwoord beslissingen uitstellen
Een cruciale richtlijn ten aanzien van besluitvorming in een Agile proces is om beslissingen uit te stellen tot het laatst verantwoorde moment. Als je iets op een tegeltje zichtbaar aan de wand zou moeten hangen, dan is het dit wel. Agile implementeert deze richtlijn via iteraties en geleidelijke verfijning. Het uitstellen van beslissingen tot het laatst verantwoorde moment verhoogt de flexibiliteit en draagt ook bij aan een gewenste opleverdatum. Het is echter geen gemakkelijk principe, we hebben vaak de neiging om beslissingen te vroeg te willen nemen. Verder zul je genadeloos moeten zijn in het stellen van prioriteiten en goed beeld moeten hebben van de ‘must-haves’.

Een andere mogelijkheid die bijdraagt aan het omgaan met verandering en het werken naar een gewenste overleverdatum is eenvoud. In Agile streven we ernaar om eerst iets in een minimalistische vorm op te leveren om daarop waardevolle feedback te krijgen. Vervolgens herhalen we dit proces. Het uiteindelijke resultaat is dan altijd waardevol én eenvoudig. Het op incrementele manier ontwikkelen is een daarom bewuste en strategische beslissing. Het heeft niks te maken met amateurisme of met oogkleppen op werken. Je respecteert het onvermogen om voorafgaand aan de start van een project alles in detail te weten of te bepalen. Tegelijkertijd neem je wel gerichte en bewuste stapjes naar een einddoel.

Wrijving
Sommige Agile teams ondervinden veel weerstand met project managers die erop staan dat de meeste requirements voorafgaand bepaald worden. Zonder wrijving geen glans, maar dit is een vrijwel onmogelijke taak. Natuurlijk kun je je enkele maanden opsluiten met je klant in een hutje op de hei. En ja, je zult de behoeften van je klant beter begrijpen na deze exercitie. Maar is daarmee de toekomst correct voorspeld? Vermijd je daarmee dat je je later niet meer bedenkt? Vermijd je zo dat omstandigheden zich niet meer wijzigen? Of dat je begrip van het geheel niet groeit?

De crux zit hem deels in het op tijd identificeren van juist dié requirements die niet onderhandelbaar zijn. Er zijn er altijd een aantal! Voor de ontwikkeling van software voor bijvoorbeeld een ‘fly by wire’ systeem voor een passagiersvliegtuig, mogen we er gemakshalve toch wel vanuit gaan dat luchtvaartregelgeving en een nul-fouttolerantie keiharde eisen zijn.

Deze keiharde eisen kom je niet ‘en passant’ in je project tegen. Echter zodra de niet onderhandelbare requirements in kaart gebracht worden, sta je voor de keuze of je de rest van de requirements ook voorafgaand in kaart gaat brengen of deze uit dient te stellen naar het laatst verantwoorde moment. Het is zaak je te realiseren dat als je de rest ook in beton giet er dus geen verandering is en we terugvallen op een watervalaanpak. Het besluit om dat te doen ligt simpelweg niet bij een delivery team. Dat is een management beslissing. Mocht het zo zijn dat je hier als team op stuk loopt, dan is kennelijk de belangstelling voor een Agile mindset bij het management nog niet gekweekt. Werk aan de winkel dus!

 Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe blogs, volg ons op Twitter!
Heb je een vraag of opmerking naar aanleiding van deze blog? Neem dan gerust contact op!

  
Problem to solution