Tagcloud

De vierde standup-vraag

Een van de doelen van de standup meeting (ook wel ‘daily scrum meeting’ genoemd) is om de activiteiten van het ontwikkelteam te synchroniseren en een plan te maken voor de komende 24 uur. Hierbij kijkt het team naar het werk dat afgerond sinds de afgelopen standup. Daarbij is het van essentieel belang om obstakels (impediments in jargon) te identificeren en te verwijderen die de sprint belemmeren. Helaas blijven de nodige impediments onopgemerkt, waardoor de standup als middel door en voor het team zijn kracht verliest.

Waarom blijven belemmeringen vaak onopgemerkt?
Er zijn hiervoor een aantal redenen te noemen. Ten eerste blinkt de scrum master (nog) niet uit in zijn of haar verantwoordelijkheid. Bovendien wordt de rol van scrum master bij de introductie vaak part-time vervuld. Het management wil het graag allemaal even aanzien. Voor de scrum master is er dan voortdurend een spanningsveld tussen zijn werkzaamheden in het team en de werkzaamheden als scrum master.
Ook het team heeft bij aanvang nog weinig oog voor impediments. Ze zijn meestal al ‘bekend’ met de standup, voorafgaand aan de introductie van scrum. Maar zolang het team niet zelf-organiserend is, blijft het een soort rapportage-instrument voor projectleiding. Niemand luistert daarbij wat er zich op een ander ‘eiland’ afspeelt. En belemmeringen? Die maken de standup alleen maar langer en saaier. Er is als groep geen gevoel voor verantwoordelijkheid.
Maar er speelt nog een ander belangrijk aspect mee. Mensen durven in een groep niet zo goed kritiek te uiten!

Waarom durven teamleden kritiek moeilijk te uiten?
Niet iedereen voelt zich prettig bij kritiek of conflict. Ook is niet iedereen eraan gewend om openlijk een mening te ventileren. Bovendien is het noodzakelijke vertrouwen in een nieuw team nog niet opgebouwd. En minstens zo herkenbaar, sommige teamleden hebben een uitgesproken mening en kunnen het gesprek domineren, zonder hiertoe de intentie te hebben.
Als gevolg zijn introverte teamleden geneigd zich te conformeren aan de groep. Ze denken dat ze alleen staan in het ‘anders’ denken. Ook willen ze niet graag dat ze het mis hebben en wachten met hun kritiek of zorgen totdat het te laat is. Bovendien hebben introverte mensen vaak het onbehaaglijke gevoel dat als ze openlijk spreken, ze de boel onnodig opschudden in het team.

Hoe krijgen we de belemmeringen boven tafel?
Wat we nodig hebben is iets om naast oppervlakkige, zichtbare belemmeringen ook de meer verborgen belemmeringen op te sporen. Niet alleen meer oog voor belemmeringen hebben, maar ook ruimte voor het benoemen van deze belemmeringen. Een van de middelen is gebruikmaken van omgekeerde standup-vragen, waardoor belemmeringen een prominente plek krijgen. Een ander middel is de vierde standup-vraag, zoals bijvoorbeeld:

Hoeveel vertrouwen heb je erin, op een schaal van 1 tot 10, dat het team het doel van deze sprint gaat halen?

Deze vraag dwingt elk teamlid zijn of haar onderbuikgevoel te kwantificeren. Ook zorgt het ervoor dat iedereen in het team hun zijn verruimt in plaats van te navelstaren op een individuele story of taak. We kennen van Planning Poker dat verschillende meningen verborgen aannames aan het licht brengen. Zo ook leiden de verschillende meningen over de haalbaarheid van het sprintdoel tot inzichten, die nieuwe belemmeringen ontmaskeren.

Wanneer een vierde standup vraag gebruiken?

  • Aan het begin van elk nieuw project. Ook als mensen elkaar al kennen. Ze hebben misschien nog niet het vertrouwen opgebouwd om een open en eerlijke discussie aan te gaan met andere teamleden.
  • Elk nieuw team dat elkaar nog niet kent, of scrum nog niet kent. (Of beide.)
  • Meer ervaren teams die tijdens de sprint of de sprint review erachter komen dat er blijkbaar nog te veel belemmeringen verborgen zijn gebleven.

Tips voor de scrum master
De vierde standup vraag is op zichzelf staand al effectief. Maar het geheel wordt nog krachtiger als de scrum master actief let op:

  • Non-verbale communicatie. Let op kleine signalen die er op wijzen dat een teamlid onzeker is of zich oncomfortabel voelt. Als je dat gedrag ziet vraag er dan actief naar. Probeer erachter te komen wat iemand beweegt.
  • Mensen die zich niet comfortabel voelen bij conflict. Een scrum master is geen psycholoog, maar je toch de nodige kennis moeten opdoen hoe mensen met elkaar omgaan en werken. Verschillende culturen en persoonlijkheden kunnen immers leiden tot conflicten. Verdiep je in de teamleden waar je mee werkt. Vraag aan mensen die met teamleden hebben samengewerkt, hoe zij het teamlid ervaren. Spreek individueel met teamleden en probeer een vertrouwensband op te bouwen.
  • Persoonlijkheidstrainingen. Het kan nuttig zijn trainingen te volgen die meer inzicht geven in de persoonlijkheid van een individu of groepsgedrag. Zie bijvoorbeeld MBTI en Belbin.

 Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe blogs, volg ons op Twitter!
Heb je een vraag of opmerking naar aanleiding van deze blog? Neem dan gerust contact op!

  
Problem to solution