Tagcloud

Agile & contracten

Kan agile project management gebruikt worden met een traditioneel fixed price contract? In hoeverre heeft een contractmodel invloed op de gekozen projectaanpak en het verloop van het project? Vereist agile project management nieuwe contractmodellen om succesvol te kunnen zijn? Zo ja, wat voor contract is dan nodig?

Agile projectmanagement is een nieuw paradigma voor het managen van tijd kritische, risicovolle, R&D- georiënteerde nieuwe projecten en diensten. Het is een lichtgewichte, flexibele, aanpasbare en gedisciplineerde projectaanpak waarbij zowel interne als externe samenwerking centraal staat om software- en hardware-intensieve producten en diensten te ontwikkelen van hoge kwaliteit.

Agile projectmanagement is ontworpen om teams in staat te stellen zich te richten op het leveren van business value aan de klant, door om te gaan met veranderende behoeften en inzichten in plaats van strikt volgen van het plan. Dit wordt o.a. gefaciliteerd door eenvoudig aanpasbare planningen, impact van wijzigingen en voortgang inzichtelijk te maken, iteratieve ontwikkeling, continue testen van het product. En steeds het werkproces te analyseren en bij te sturen. De aanpak leunt zwaar op teamwerk en samenwerking met de klant.

Het traditionele model van project management probeert risico te minimaliseren middels uitputtende scope studies, planning, documentatie en procescontrole. Voltooiing van een project binnen een uiterste kleine marge van scope, tijd en kosten overschrijding wordt daarbij als de graadmeter voor succes beschouwd. Een gedetailleerde werkverdeling vormt daarbij de basis voor het plannen.

Traditioneel projectmanagement is gebaseerd op de aanname dat alle wensen van de klant voorafgaand aan het project kunnen worden vastgelegd en verwerkt in een gedetailleerd plan, in de veronderstelling dat met precisie volgens plan kan worden opgeleverd. Omdat deze aanpak decennialang de standaard is geweest, zijn er de afgelopen decennia verschillende contracten ontstaan, die aansluiten bij scope-driven project management. Veelal in een vorm die vooral de klant juridisch voordeel verschaft.

Deze traditionele contracten werken een aantal problemen in de hand: vaak worden afzonderlijke leveranciers gebruikt voor scoping en ontwikkeling; werken klanten en leveranciers niet samen in de kritische initiële projectfase; selecteren klanten leveranciers op basis van arbitraire voorstellen; zijn voorwaarden en condities ambitieus; zijn schattingen over de inspanning overdreven optimistisch; onderbieden leveranciers om het contract te winnen; shoppen klanten op basis van de laagste prijs in plaats van de leverancier die de beste waarde levert.

Traditionele contracten resulteren in wat bekend staat als the winner’s curse. Symptomen zijn grote toename van scope, tijd en kosten. Ook is er sprake van verminderde kwaliteit en klanttevredenheid. De statistieken zijn niet veel veranderd in de afgelopen decennia; een aanzienlijk deel van de projecten faalt met de nodige verliezen tot gevolg.

Uit onderzoek is gebleken dat bij nieuwe (innovatieve) productontwikkeling er veel kennis stilzwijgend aanwezig is, die alleen door middel van informele menselijke communicatie achterhaald kan worden. Als gevolg hiervan, is er bij innovatieve projecten vaak sprake van extreem grote wijzigingen in de loop der tijd. Projectsucces wordt daarom gedefinieerd als de mate waarin kan worden voldaan aan veranderende behoeften en inzichten in plaats van het nastreven van onrealistische scope-, tijd- en kostenafspraken.

Agile projectmanagement omarmt de essentie van traditioneel projectmanagement met flexibele edoch gedisciplineerde processen. Het is gebaseerd op een proces van “leren door te doen” om geleidelijk te ontdekken wat de projectscope is en tegelijkertijd de meeste “waar voor het geld” te leveren. Hierdoor zijn er nieuwe flexibele contractmodellen ontstaan om deze extra dimensie van klanttevredenheid te adresseren.

Deze nieuwe contractmodellen hebben veel overeenkomsten. Daar waar er in traditionele contracten verlies voor de een vaak winst is voor de ander, zorgen de juiste prikkels in deze nieuwe contractvormen ervoor dat er wordt gehandeld in een gemeenschappelijk belang. Een beter samenwerking tijdens het hele ontwikkelproces is slechts een van de gevolgen. Daarnaast leiden deze contractmodellen tot verbeteringen in productiviteit, kwaliteit en klanttevredenheid. Tot slot motiveren deze contracten een sterkere focus op wat een klant echt nodig heeft, waardoor de uiteindelijke projectkosten dalen.
Een vraag die overblijft is: “Hoe kunnen klanten overtuigd worden om agile projectmanagement te gebruiken?”. Ironisch gezien begint de markt steeds vaker zelf te vragen om een agile aanpak. Agile is “hip”, de voordelen raken bekend, echter een effectief gebruik van deze aanpak beperkt zich niet tot het projectteam. Dit uit zich o.a. andere in het feit dat contracten ongemoeid blijven.

 Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe blogs, volg ons op Twitter!
Heb je een vraag of opmerking naar aanleiding van deze blog? Neem dan gerust contact op!

  
Problem to solution